Excelência na gestão

Assunto: A universidade que queremos – Parte 2

À comunidade UNIFEI.

Nossa instituição pode se beneficiar da aplicação de algumas das técnicas de gestão que são extensamente utilizadas por empresas e instituições de referência. Sendo algumas delas as seguintes:

· Racionalização: Também conhecida como Melhoria Contínua (Kaizen), o propósito é o aprimoramento constante do sistema de tal forma que a ação seja precedida pela análise no contexto da execução de um ciclo permanente (ciclo PDCA: planejamento, execução, controle e, se necessário, atuação corretiva), sempre com vistas à excelência da instituição;

·  5S: Uma das técnicas do Kaizen, o 5S é também conhecido como “House Keeping”, ou seja "botar ordem na casa". Essa técnica pode ser vista como o "beaba" da gestão na medida em que ela define o básico a ser feito. Pode ser utilizado em variadas áreas, como por exemplo na gestão de materiais e nos almoxarifados, assim como na gestão das atividades das prefeituras dos campi. A aplicação do 5S em nossa instituição pode se dar de diferentes maneiras como, por exemplo, compreendendo: classificação (Seiri), ou seja, separar o necessário do desnecessário e permitir que espaço físico seja liberado; ordem    (Seiton), ou seja, organizar o espaço de trabalho de forma adequada; limpeza (Seiso) que significa suprimir os supérfluos; normalização (Seiketsu) para apontar anomalias, discrepâncias e falhas e assim prevenir o aparecimento de supérfluos e desordem e, por fim; atitude (Shitsuke) que é seguir melhorando em um permanente esforço de aprimoramento.

· Gerenciamento de projetos: Todos os empreendimentos da universidade podem ser entendidos como projetos e, nesse sentido, administrados como tal. A essência do gerenciamento de projetos está na disposição de tarefas que confrontam, ao longo do tempo, os recursos disponíveis com os necessários. Com o uso efetivo desse instrumento uma série de problemas, em especial o gerenciamento de obras, não existiriam ou seriam, pelo menos minimizados;

· Indicadores de desempenho (controle): a função principal da Secretaria de Planejamento e Qualidade (SPQ), a meu ver, deveria ser a análise de dados para a gestão, mas para tanto é preciso que estes dados estejam disponíveis. A UNIFEI está, atualmente, em processo de aquisição de um sistema de informação específico para a gestão universitária. Que este instrumento seja efetivo em permitir à SPQ auxiliar à administração da universidade na análise de dados e informações capazes de produzir conhecimentos para serem utilizados em benefício da instituição;

·  Mapeamento de processos; Há várias técnicas de mapeamento disponíveis e todas objetivam entender os processos de tal forma à analisá-los e aprimorá-los. Significa revelar o errado de tal forma a permitir uma ação corretiva. Significa preparar preventivamente processos mais robustos e à prova de falhas.

· Teoria das Restrições: técnica de gestão para análise e intervenção baseada nos gargalos dos fluxos de produção e de serviços. A Teoria das Restrições permite que perguntas tais como "onde estão os gargalos e como administrá-los?" possam ser respondidas. Alguns dos gargalos na instituição são, a meu ver, por exemplo: o processo de tomada de decisão da reitoria que é por demais lento; o acúmulo de demandas por pareceres jurídicos na Procuradoria e; a prefeitura do campus que carece de expertise e de recursos para bem se desincumbir de suas tarefas.

· Benchmarking: significa estudar as melhores práticas em outras instituições, sejam elas nacionais ou internacionais, tanto em extensão, quanto em pesquisa e ensino. Assim, por exemplo, poderemos nos mirar em quem melhor faz o trabalho de extensão em termos das normas que são necessárias à sua formalização... Perguntas como: qual a instituição que melhor executa seus processos de licitação? quem melhor gerencia obras públicas e como? poderão ser respondidas. Aprender com a experiência alheia é sinal de inteligência e de bom senso e não de simplesmente copiar ou plagiar. Significa não ter que “inventar a roda” novamente e nem cometer erros desnecessários.

Há muitas outras técnicas que poderíamos utilizar, mas é um pecado imaginar que o tanto que sabemos e usamos fora da nossa universidade não possa ser efetivamente utilizado em prol da nossa própria instituição. Que esse novo modelo que se propõe seja efetivo em permitir que todos se sintam interessados e motivados em positivamente contribuir com a nossa instituição. Seguramente, o maior disperdício de uma instituição ou mesmo de uma nação é o de não aproveitar devidamente o potencial humano disponível.

Obrigado pela atenção. 

Diretrizes do novo modelo de gestão

Assunto: A universidade que queremos – Parte 1

Caros leitores

O novo modelo que se propõe para a nossa universidade é um verdadeiro choque de gestão, cuja base está na aplicação de conceitos e práticas consolidadas de gestão, assim como na percepção do estado atual da nossa instituição.

Caso eu tenha a honra de me tornar o Reitor de nossa instituição adianto alguns dos pontos que deverão ser detalhados na plataforma que entregarei quando da oficialização da minha candidatura:

1) Logo no início do próximo mandato será feito um criterioso diagnóstico, um “raio x” da instituição de tal forma a levantar informações da situação atual da universidade, isto é, qual o estado dos vários projetos em andamento ou paralisados, eventuais dificuldades e necessidades de intervenção;

2) Parte do levantamento acima, além das informações que já se tem, exigirá um esforço coletivo dos vários conselhos da universidade com vista a regulamentação de muitos dos nossos orgãos e, em especial, o campus de Itabira;

3) A tônica da próxima administração será um modelo de gestão descentralizada. A Reitoria será “enxugada” em muito dos órgãos que hoje estão ligados diretamente a ela, os quais serão repassados para pró-reitorias e institutos. Serão mantidos na reitoria apenas os órgãos absolutamente necessários ao seu funcionamento. Tal postura contribuirá para processos decisórios mais rápidos e eficientes do que se tem atualmente;

4)  Dada a importância da pesquisa, além de estar afeta tanto a pós-graduação quanto a graduação, ela será desvinculada da Pró-Reitoria de Pós-graduação. Para tanto, deverá ser criada uma Pró-reitoria de Pesquisa, estando a ela atrelados órgãos e funções afetos à pesquisa e à inovação que estão atualmente subordinados diretamente à Reitoria;

5) A Secretaria de Planejamento e Qualidade (SPQ) estará subordinada à Pró-reitoria de Administração, a qual será reestruturada para ser um dos pontos de maior relevância no novo modelo de gestão;

6) Dado o fato de que a tendência é que se tenha demandas crescentes de natureza jurídica é fundamental que se disponibilize estrutura e recursos, sejam humanos ou materiais para que a Procuradoria possa se desincumbir de suas tarefas com a esperada rapidez;

7) Outra área que carece de urgentes esforços de natureza gerencial é a governança, como por exemplo em TI e na Prefeitura do Campus de Itajubá. Aliás, tenho especial interesse em entender como a governança é praticada em Itabira, dado o fato de que seu campus ainda está em fase inicial de construção. Enfim, deverão ser disponibilizados recursos tanto humanos quanto material para que essas importantes áreas possam se desincumbir de maneira adequada de suas atividades;

8) Reatar conversações com a CEMIG para que a Usina Luiz Dias possa voltar a atender as necessidades de ensino e pesquisa da UNIFEI;

9) Retomar esforços para aquisição de terreno para expansão regional na cidade de Pedralva;

10) Urbanização, drenagem, pavimentação e limpeza;

11) Investir no complexo poliesportivo em melhoria e expansão, além de incluir projeto de piscina olímpica ou semi-olímpica aquecida;

12) Há inúmeros projetos em diferentes estágios de desenvolvimento que são muito importantes para a nossa universidade e que não devem ser descontinuados, muito pelo contrário, devem ser apoiados para que possam estar aptos a trazer os benefícios esperados com a brevidade possível. Alguns deles são:

a. Consolidação do campus de Itabira e integração com o campus de Itajubá;

b. Centro de Tecnologia de Helicópteros (CTH);

c. Parque Científico e Tecnológico de Itajubá (PCTI);

d. Parcerias tecnológicas e culturais na Rota Tecnológica 459;

e. Centro de pesquisas e de testes para equipamentos elétricos de alta tensão.

Por fim, vale acrescentar que a próxima Reitoria deverá submeter ao CONSUNI as propostas que impliquem em mudança do organograma no que tange à criação ou extinção de órgãos que - nunca é de mais salientar - é atribuição única do conselho máximo da universidade. Em futuras postagens as propostas acima e outras mais serão detalhadas e aprimoradas mediante as conversas que venho tendo com a nossa comunidade acadêmica.

Obrigado pela atenção e até a próxima.

Construção de um novo modelo de gestão

Assunto: Princípios da Administração Pública – Parte 2

Caros leitores

Antes de passar para os conceitos básicos que nortearão a construção de um novo modelo de gestão para a nossa universidade acho correto apresentar algumas palavras de cautela.

Já passados cerca de dois meses e meio de publicação desse blog acho prudente fazer algumas considerações. Como já disse em mais de uma ocasião, esse blog é uma manifestação formal da minha visão sobre o estado atual e futuro da nossa instituição. O papo informal e chulo não cabe nesse registro de opiniões e idéias próprias que é este blog, o qual é simplesmente um meio de comunicação que construí para que eu pudesse me expressar sobre nossa instituição. Ideias essas que, diga-se de passagem, tratam-se de questões que sempre procurei discutir no Conselho Universitário. 
A tônica de minhas postagens tem sido, invariavelmente, partir do contexto atual para, segundo conceitos de gestão, construir um novo modelo de gestão que é, filosoficamente, diverso do atual. Isso porque, em gestão, o aprimoramento e mesmo a inovação sempre se baseiam, ainda que parcialmente, no modelo anterior.

A continuação da atual gestão para o próximo mandato tem o bônus e o ônus de todas as realizações e problemas ao longo desses quase oito anos. Qualquer candidatura que se apresente não tem como não se basear, como referência, nesse fato concreto. Portanto, é sempre de bom alvitre deixar bem claro que todas minhas críticas são dirigidas ao atual modelo de gestão e não às pessoas que dirigem nossa universidade. Deixei isso explícito em minha última postagem quando tratei do princípio da Impessoalidade. Em várias ocasiões me referi, assim como me referirei no futuro, ao cargo e não ao ocupante do cargo. Tenho minha opinião pessoal acerca desse ou daquele individuo, como qualquer pessoa, mas elas são absolutamente irrelevantes. Nesse momento e nesse contexto o que é relevante é entender em que situação estamos e dar a conhecer as idéias acerca de um modelo de gestão viável e necessário para a nossa instituição. Modelo este que será baseado nos princípios de administração pública, ou seja:

• Impessoalidade: Que sob hipótese alguma o personalismo prejudique a condução futura de nossa instituição;
• Publicidade: Que haja transparência na exposição dos temas a serem debatidos nos vários fóruns da nossa instituição, bem como nas atas, editais e demais documentos segundo a legislação pertinente, assim como externamente à ela, de tal forma a não haver equívocos sobre as intenções e atos da direção;
• Eficiência: Capacitação e suporte adequado para o processo decisório, assim como para o planejamento e o controle de todos os processos e projetos, sejam eles referentes às obras em andamento ou futuras, assim como aos currículos dos cursos e às estruturas funcionais para a necessária reorganização do organograma da nossa instituição para administração, ensino, pesquisa e extensão. Busca por oportunidades e recursos sem desconsiderar a relação entre necessidade e capacidade de atendimento;
• Legalidade: Atualização e construção de regulamentos e, principalmente, obediência aos mesmos, com compartilhamento de decisões nos vários conselhos da universidade e sempre com respaldo jurídico;
• Moralidade: Em sua essência, a gestão é afeta às relações humanas no trabalho, com todas as suas potencialidades para a harmonia e o conflito. Assim, questões de ordem ética que perpassam tais relações deverão considerar tanto a Ouvidoria (a ser criada) quanto a Comissão de Ética para que haja segurança de todos os envolvidos (funcionários, alunos, docentes, membros da direção, prestadores de serviços, etc.) de que tais relações deverão ocorrer segundo os princípios da autoridade e responsabilidade, da civilidade, da equidade e da justiça.

Portanto, caros leitores, os princípios da Administração Pública são a base do novo modelo de gestão que proporei para a nossa instituição. Em futuras postagens apresentarei várias das ideias que construiremos juntos. De fato, elas farão parte de uma agenda positiva para termos uma instituição melhor no futuro.

Até a próxima.