Excelência na gestão

Assunto: A universidade que queremos – Parte 2

À comunidade UNIFEI.

Nossa instituição pode se beneficiar da aplicação de algumas das técnicas de gestão que são extensamente utilizadas por empresas e instituições de referência. Sendo algumas delas as seguintes:

· Racionalização: Também conhecida como Melhoria Contínua (Kaizen), o propósito é o aprimoramento constante do sistema de tal forma que a ação seja precedida pela análise no contexto da execução de um ciclo permanente (ciclo PDCA: planejamento, execução, controle e, se necessário, atuação corretiva), sempre com vistas à excelência da instituição;

·  5S: Uma das técnicas do Kaizen, o 5S é também conhecido como “House Keeping”, ou seja "botar ordem na casa". Essa técnica pode ser vista como o "beaba" da gestão na medida em que ela define o básico a ser feito. Pode ser utilizado em variadas áreas, como por exemplo na gestão de materiais e nos almoxarifados, assim como na gestão das atividades das prefeituras dos campi. A aplicação do 5S em nossa instituição pode se dar de diferentes maneiras como, por exemplo, compreendendo: classificação (Seiri), ou seja, separar o necessário do desnecessário e permitir que espaço físico seja liberado; ordem    (Seiton), ou seja, organizar o espaço de trabalho de forma adequada; limpeza (Seiso) que significa suprimir os supérfluos; normalização (Seiketsu) para apontar anomalias, discrepâncias e falhas e assim prevenir o aparecimento de supérfluos e desordem e, por fim; atitude (Shitsuke) que é seguir melhorando em um permanente esforço de aprimoramento.

· Gerenciamento de projetos: Todos os empreendimentos da universidade podem ser entendidos como projetos e, nesse sentido, administrados como tal. A essência do gerenciamento de projetos está na disposição de tarefas que confrontam, ao longo do tempo, os recursos disponíveis com os necessários. Com o uso efetivo desse instrumento uma série de problemas, em especial o gerenciamento de obras, não existiriam ou seriam, pelo menos minimizados;

· Indicadores de desempenho (controle): a função principal da Secretaria de Planejamento e Qualidade (SPQ), a meu ver, deveria ser a análise de dados para a gestão, mas para tanto é preciso que estes dados estejam disponíveis. A UNIFEI está, atualmente, em processo de aquisição de um sistema de informação específico para a gestão universitária. Que este instrumento seja efetivo em permitir à SPQ auxiliar à administração da universidade na análise de dados e informações capazes de produzir conhecimentos para serem utilizados em benefício da instituição;

·  Mapeamento de processos; Há várias técnicas de mapeamento disponíveis e todas objetivam entender os processos de tal forma à analisá-los e aprimorá-los. Significa revelar o errado de tal forma a permitir uma ação corretiva. Significa preparar preventivamente processos mais robustos e à prova de falhas.

· Teoria das Restrições: técnica de gestão para análise e intervenção baseada nos gargalos dos fluxos de produção e de serviços. A Teoria das Restrições permite que perguntas tais como "onde estão os gargalos e como administrá-los?" possam ser respondidas. Alguns dos gargalos na instituição são, a meu ver, por exemplo: o processo de tomada de decisão da reitoria que é por demais lento; o acúmulo de demandas por pareceres jurídicos na Procuradoria e; a prefeitura do campus que carece de expertise e de recursos para bem se desincumbir de suas tarefas.

· Benchmarking: significa estudar as melhores práticas em outras instituições, sejam elas nacionais ou internacionais, tanto em extensão, quanto em pesquisa e ensino. Assim, por exemplo, poderemos nos mirar em quem melhor faz o trabalho de extensão em termos das normas que são necessárias à sua formalização... Perguntas como: qual a instituição que melhor executa seus processos de licitação? quem melhor gerencia obras públicas e como? poderão ser respondidas. Aprender com a experiência alheia é sinal de inteligência e de bom senso e não de simplesmente copiar ou plagiar. Significa não ter que “inventar a roda” novamente e nem cometer erros desnecessários.

Há muitas outras técnicas que poderíamos utilizar, mas é um pecado imaginar que o tanto que sabemos e usamos fora da nossa universidade não possa ser efetivamente utilizado em prol da nossa própria instituição. Que esse novo modelo que se propõe seja efetivo em permitir que todos se sintam interessados e motivados em positivamente contribuir com a nossa instituição. Seguramente, o maior disperdício de uma instituição ou mesmo de uma nação é o de não aproveitar devidamente o potencial humano disponível.

Obrigado pela atenção.